Ini Alasan Kenapa Arsip Harus Dimusnahkan

Arsip adalah rekaman informasi dan kegiatan dalam bentuk, baik fisik maupun digital, yang dibuat oleh suatu instansi seperti pemerintahan, perusahaan atau organisasi. Arsip merupakan bagian terpenting dari suatu lembaga pemerintahan atau swasta. Sebagai rekaman penting dalam setiap kegiatan administrasi suatu lembaga, arsip akan terus bertambah secara akumulatif seiring dengan berkembangnya suatu lembaga ataupun perusahaan. Maka dari itu arsip harus dikelola dengan baik, baik dari segi penyimpanan arsip tersebut hingga pemusnahan dokumen.

Mengingat dengan terus berkembangnya suatu lembaga atau perusahaan, tentu dokumen yang dihasilkan juga akan bertambah. Sebuah lembaga atau perusahaan membutuhkan unit khusus atau divisi tertentu untuk mengelola arsip-arsip tersebut. Hal ini dilakukan agar arsip mudah untuk ditemukan pada saat dibutuhkan, tidak mudah hilang dan dicuri orang yang tidak berkepentingan yang bisa membahayakan perusahaan. Sedangkan untuk dokumen yang sudah tidak dibutuhkan sebaiknya juga dilakukan sesuai prosedur kearsipan, hingga dokumen benar-benar hilang dan tidak berjejak.

Pemusnahan arsip merupakan serangkaian dari proses pengelolaan arsip yang baik, yang menjadi bagian akhir dari rangkaian tersebut. Proses pemusnahan ini tidak hanya untuk efesiensi dan efektifitas kerja, tetapi juga menjadi upaya menjaga informasi arsip penting agar tidak dapat diakses oleh pihak yang tidak memiliki ha katas arsip tersebut. Pemusnahan ini juga bisa membuat perusahaan memilah beberapa dokumen penting yang masih digunakan atau tidak, sehingga arsip yang tersimpan benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Umumnya pemusnahan dilakukan terhadap alat bukti transaksi, bukti terjadinya suatu peristiwa, bukti kepemilikan, bukti kinerja dan dokumen lainnya. Proses ini harus dilakukan berdasarkan prosedur kearsipan yang berlaku pada suatu perusahaan, apabila terjadi masalah diakandatang semua dapat dipertanggungjawabkan. Alasan lainnya kenapa arsip juga harus dimusnahkan adalah, perusahaan memiliki keterbatasan ruangan dalam penyimpanan arsip dan juga masa retensi suatu arsip yang sudah tidak berlaku lagi. Jadi arsip yang sudah tidak dibutuhkan bisa dimusnahkan.

Arsip apa saja yang harus dimusnahkan?

Namun, tidak semua arsip bisa dimusnahkan, adapun beberapa kriteria berikut yang harus dipenuhi suatu arsip agar dapat dimusnahkan:

• Masa berlaku suatu surat atau naskah yang sudah lewat atau kadaluwarsa
• Tidak ada landasan hokum untuk memusnahkan suatu arsip
• Arsip tidak memiliki nilai guna
• Arsip tersebut tidak mengandung informasi berkaitan dengan penyelesaian proses bisnis

Langkah-langkah pemusnahan arsip

belum melakukan pemusnahan arsip, sebaiknya mengikuti beberapa langkah berikut ini:

• Melakukan pemeriksaan terhadap arsip-arsip yang masa retensinya telah berakhir, atau arsip-arsip yang tidak memiliki nilai guna.
• Setelah mengumpulkan arsip yang sudah diperiksa datanya sebelumnya, buatlah daftar arsip usul musnah. Daftar arsip ini berisi nomor arsip, jenis arsip, tahun, jumlah dan keterangan.
• Membentuk tim untuk memusnahkan arsip tersebut, bisa juga dari unit tim yang berkepentingan atau dari divisi yang bertanggungjawab atas arsip tersebut. Apabila suatu perusahaan tidak memiliki unit khusus, maka bisa juga menghubungi pihak ketiga yang menyediakan jasa pemusnahan arsip.
• Setelah itu meminta persetujuan dari pemimpin perusahaan untuk memulai melakukan proses pemusnahan.
• Apabila proses pemusnahan telah dilakukan, buatlah berita acara yang menunjukan bahwa pemusnahan arsip telah dilakukan secara sah.